公益財団法人 吉備路文学館は、吉備路ゆかりの文学者たちを顕彰する文学館です。

公益財団法人　吉備路文学館

公益財団法人吉備路文学館（以下「当文学館」といいます）は、お客さまからの信頼を第一と考え当文学館が取扱う個人情報（「生存する個人に関する情報であって、特定の個人を識別できるもの」以下同様）を、個人情報保護の観点から厳格に管理するため、当文学館の個人情報に関する基本方針として本保護方針を定めます。

なお、お客さまの個人情報のうち、「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」に基づく、個人番号および特定個人情報（個人番号をその内容に含む個人情報をいいます）の取扱いにつきましては、別途定める「特定個人情報等の適正な取扱いに関する基本方針」によるものとします。

【当文学館の名称・住所・代表者の氏名】

公益財団法人吉備路文学館
〒700-0807岡山市北区南方3丁目5番35号
理事長　原田 育秀

１．関係法令等の遵守について

当文学館は個人情報を取扱う際に、「個人情報の保護に関する法律」（平成15年法律第57号以下「個人情報保護法」という）をはじめ個人情報保護に関する関係諸法令、および、主務大臣のガイドライン等に定められた事項ならびに本保護方針等を厳正に遵守するとともに正確性・機密性の保持ならびに安全性の確保に努めることを宣言いたします。

２．利用目的について

１．当文学館は、利用目的をできる限り特定して、個人情報の取扱いをいたします。利用目的がご本人にとって明確になるように具体的に定めるとともに、例えば、各種アンケート等への回答に際しては、アンケートの集計にのみ利用するなど取得の場面に応じ、利用目的を限定するよう努めます。

２．当文学館は、利用目的の範囲内でのみ個人情報の取扱いをいたします。ただし、あらかじめご本人の同意を得た場合、および法令により例外として扱われる場合は、この限りではありません。

３．個人情報の取得について

当文学館は、個人情報を取得するときには、適正かつ適法な手段で取得いたします。例えば、以下のような情報源から個人情報を取得することがあります。

（取得する情報源の例）

• リピーターとしてのチラシ発送申込書

４．利用目的の公表・明示等について

当文学館は、個人情報を取得したときには、あらかじめ利用目的を公表している場合を除き、速やかに、その利用目的を、適切な方法により、ご本人に通知いたします。また、ご本人から書面で直接取得する場合には、あらかじめ利用目的を明示いたします。

５．安全管理措置について

当文学館は取扱う個人データを、正確・最新の情報に保つよう努め、また、個人データの漏えい、滅失または毀損を防止するため、情報管理体制の構築、従業員の教育等、必要・適切な安全管理措置を講じます。

※個人データとは、「個人情報データベース等を構成する個人情報」をいい、個人情報データベース等とは、「個人情報を含む情報の集合物であって、特定の個人情報を容易に検索できるように体系的に構成したもの」をいいます。

安全管理措置の主な内容は、以下の通りです。

（基本方針の策定）

• 個人データの適正な取扱いの確保のため、「関係法令等の遵守」、「質問および苦情処理の窓口」等について、本保護方針において定めています。

（個人データの取扱いに係る規律の整備）

• 取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者およびその任務等について「個人情報保護基本規程」をはじめ各種取扱規程において定めています。

（組織的安全管理措置）

• 個人データの取扱いに関して当文学館内で統括を行う責任者を設置するとともに、関係法令や取扱規程に違反している事実または兆候を把握した場合には管理責任者への報告連絡体制を整備しています。
• 個人データの取扱状況について、定期的に自己点検を実施しています。

（人的安全管理措置）

• 個人データの取扱いに関する留意事項について、定期的な研修や当文学館内示達により従業者に教育と周知を行っています。
• 個人データについての秘密保持に関する事項を就業規則に記載するとともに、従業者との間で退職後も有効な守秘義務契約を締結しています。

（物理的安全管理措置）

• 個人データを取扱う区域において、従業者の入退室管理および持込む機器等の制限を行うとともに、権限を有しない者による個人データの閲覧を防止する措置を実施しています。
• 情報端末には個人データが保管されていない仕組みを講じるとともに、電子記録媒体および書類等の盗難または紛失を防止するため、施錠可能なキャビネットや書庫等に保管しています。

（技術的安全管理措置）

• 情報システムを使用する従業者を識別・認証するとともに、適正なアクセス制御により従業者が取扱う個人情報データベース等の範囲を限定しています。
• 個人データを取扱う情報システムを外部からの不正アクセスまたは不正ソフトウエアから保護する仕組みを導入しています。

６．委託先の監督について

当文学館は、個人データの取扱いを委託する場合には、個人データの安全管理が図られるよう、必要かつ適切な監督を行います。

７．第三者への提供について

当文学館は、法令により例外として扱われる場合を除き、あらかじめご本人の同意を得ることなく、個人データを第三者に提供いたしません。

８．開示等の手続きについて

当文学館は、当文学館所定の手続きにより、ご本人からの保有個人データに関する開示、訂正、利用停止等のご請求、または個人データの第三者提供記録の開示のご請求があった場合には、これに応じます。ただし、法令により例外として扱われる場合には開示等に応じられない場合がございます。

※保有個人データとは、「開示、内容の訂正等の権限を有する個人データであって、その存否があきらかになることにより公益その他の利害が害されるものとして法令で定めるもの以外のもの」をいいます。

９．ダイレクトメール等の中止について

当文学館は、ダイレクトメール（リピーターへのチラシ）の発送についてご本人が希望されない場合は、当該目的での個人情報のお取扱いを中止いたします。

10．苦情等の対応について

当文学館は、取扱う個人情報ならびに個人データの安全管理措置につき、ご本人からのお問い合わせ、苦情に対し誠実に対応し、迅速かつ適切に取組みます。また、そのための内部体制の整備に努めます。

11．継続的な改善等について

当文学館は、個人情報の取扱いについて適切な内部管理等を実施するなどして、本保護方針の継続的な改善に努めます。

個人情報の取扱いに関するお問い合わせ先

公益財団法人吉備路文学館　電話086－223－7411

令和7年8月1日策定